ystawienie faktury nie oznacza jeszcze, że pieniądze trafią na konto firmy. Zdarza się, że klient przekracza termin płatności, nie odpowiada na wiadomości albo odkłada uregulowanie należności na później. Dla przedsiębiorcy to nie tylko problem z płynnością finansową. Niezapłacona faktura może też wymagać odpowiednich działań związanych z podatkami i rozliczeniami.
Co zrobić, gdy kontrahent nie płaci? Czy można naliczyć odsetki, wystawić korektę faktury albo skorzystać z ulgi na złe długi? Wyjaśniamy, jak postępować w takiej sytuacji i na co zwrócić uwagę w firmowej księgowości.
Co zrobić, gdy klient nie płaci faktury?
Pierwszym krokiem powinno być sprawdzenie, czy opóźnienie nie wynika ze zwykłego przeoczenia. Warto skontaktować się z kontrahentem telefonicznie lub mailowo i przypomnieć o upływającym terminie płatności. Czasami wystarczy krótka wiadomość, aby klient uregulował należność.
Jeżeli przypomnienie nie przynosi efektu, można wysłać formalne wezwanie do zapłaty. Dokument powinien zawierać numer faktury, kwotę zadłużenia, pierwotny termin płatności oraz dodatkowy termin na uregulowanie należności. Można w nim również poinformować o możliwości naliczenia odsetek i skierowania sprawy na drogę sądową.
Warto zachować potwierdzenia wysłania wiadomości i wezwania. Mogą się przydać, jeśli sprawa trafi do sądu lub postępowania windykacyjnego.
Odsetki za opóźnienie i rekompensata za odzyskiwanie należności
Przedsiębiorca nie musi godzić się na to, że kontrahent dowolnie przesuwa termin zapłaty. W przypadku transakcji handlowych między przedsiębiorcami wierzyciel może naliczać odsetki za opóźnienie na zasadach określonych w ustawie o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych.
Jeżeli spełnione są warunki ustawowe, odsetki przysługują bez konieczności wysyłania dodatkowego wezwania. Można je naliczać od dnia następującego po terminie płatności.
Przy transakcjach handlowych przedsiębiorca może również domagać się rekompensaty za koszty odzyskiwania należności. Jej wysokość zależy od wartości długu i wynosi równowartość:
- 40 euro, gdy należność nie przekracza 5000 zł,
- 70 euro, gdy należność jest wyższa niż 5000 zł, ale niższa niż 50 000 zł,
- 100 euro, gdy należność wynosi co najmniej 50 000 zł.
Kwoty przelicza się na złote według średniego kursu euro NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym należność stała się wymagalna. Przed naliczeniem rekompensaty warto sprawdzić, czy dana transakcja spełnia warunki ustawy.
Czy można anulować lub skorygować niezapłaconą fakturę?
Samo nieuregulowanie faktury nie jest powodem do wystawienia faktury korygującej. Dokument ten służy do poprawienia danych, zmiany ceny, udzielenia rabatu, zwrotu towaru lub innych zmian dotyczących pierwotnej transakcji.
Jeśli usługa została wykonana albo towar sprzedany, a klient nie zapłacił, transakcja nadal pozostaje ważna. Faktura nie znika z rozliczeń tylko dlatego, że pieniądze nie wpłynęły na konto.
W takiej sytuacji trzeba rozważyć inne rozwiązania podatkowe. Jednym z nich jest ulga na złe długi, która pozwala w określonych warunkach skorygować rozliczenie VAT.
Ulga na złe długi w VAT
Przedsiębiorca, który nie otrzymał zapłaty za fakturę, może skorzystać z ulgi na złe długi. Pozwala ona zmniejszyć podstawę opodatkowania oraz kwotę podatku należnego VAT, jeśli od terminu płatności minęło 90 dni, a należność nadal nie została uregulowana ani sprzedana.
Trzeba jednak spełnić dodatkowe warunki. Między innymi wierzyciel powinien być czynnym podatnikiem VAT w dniu poprzedzającym złożenie korekty. Od końca roku, w którym wystawiono fakturę, nie mogą upłynąć trzy lata. Pozostałe wymagania zależą od rodzaju transakcji i sytuacji stron.
Jeżeli klient zapłaci tylko część należności, korekta może obejmować niezapłaconą kwotę. Gdy kontrahent ureguluje dług już po skorzystaniu z ulgi, trzeba odpowiednio zwiększyć podstawę opodatkowania i VAT należny.
Przy rozliczaniu ulgi warto zachować szczególną ostrożność. Błędna korekta może prowadzić do problemów podczas kontroli, dlatego dobrze uwzględnić ją w bieżącej księgowości firmy.
Niezapłacona faktura a podatek dochodowy
Ulga na złe długi dotyczy również podatku dochodowego PIT i CIT. Wierzyciel może w określonych warunkach pomniejszyć podstawę opodatkowania o wartość nieuregulowanej wierzytelności, która wcześniej została zaliczona do przychodów.
Podobnie jak w przypadku VAT, znaczenie ma upływ 90 dni od terminu płatności. Przepisy przewidują jednak dodatkowe wymagania, między innymi dotyczące sytuacji dłużnika oraz czasu, jaki upłynął od końca roku podatkowego, w którym wystawiono fakturę lub zawarto umowę.
Obowiązki ma również dłużnik. Jeżeli zaliczył wydatek do kosztów uzyskania przychodów, a nie zapłacił za niego w wymaganym terminie, może być zobowiązany do odpowiedniego zwiększenia podstawy opodatkowania lub zmniejszenia straty.
Szczegóły zależą od formy opodatkowania i rodzaju prowadzonej działalności. Dlatego przed dokonaniem korekty warto sprawdzić, jak dana sytuacja powinna zostać ujęta w rozliczeniach podatkowych.
Co z VAT po stronie przedsiębiorcy, który nie zapłacił?
Ulga na złe długi dotyczy nie tylko sprzedawcy. Obowiązki mogą pojawić się również po stronie nabywcy, który odliczył VAT z faktury, ale nie uregulował należności.
Jeżeli minęło 90 dni od terminu płatności, a faktura nadal pozostaje niezapłacona, nabywca może być zobowiązany do korekty wcześniej odliczonego podatku VAT. Po uregulowaniu zobowiązania ma prawo ponownie zwiększyć kwotę podatku naliczonego.
To kolejny powód, dla którego warto regularnie kontrolować faktury zakupowe i pilnować terminów płatności. Właściwe prowadzenie ewidencji pozwala uniknąć pominięcia obowiązkowej korekty.
Jak ograniczyć ryzyko niezapłaconych faktur?
Nie każdej sytuacji da się uniknąć, ale można zmniejszyć ryzyko problemów z płatnościami. Przed rozpoczęciem współpracy warto sprawdzić podstawowe informacje o kontrahencie, ustalić jasne warunki rozliczeń i nie odkładać reakcji na pierwsze opóźnienia.
W przypadku większych zleceń dobrym rozwiązaniem może być pobieranie zaliczek lub rozliczanie pracy etapami. Dzięki temu firma nie musi finansować całego zamówienia z własnych środków.
Pomaga również regularne sprawdzanie należności. Wystarczy prosty rejestr z numerami faktur, kwotami i terminami płatności. Warto kontrolować go przynajmniej raz w tygodniu. Dzięki temu łatwiej zauważyć zaległości i szybko skontaktować się z klientem.
Księgowość pomaga kontrolować zaległe płatności
Niezapłacona faktura to nie tylko sprawa między przedsiębiorcą a kontrahentem. Może wpływać na rozliczenie VAT, podatek dochodowy i bieżącą sytuację finansową firmy. Trzeba pamiętać o terminach, prawidłowo ujmować dokumenty i sprawdzać, czy można skorzystać z ulgi na złe długi.
Dobrze prowadzona księgowość ułatwia kontrolowanie należności i wychwycenie sytuacji, w których trzeba wykonać dodatkowe korekty. Przedsiębiorca nie musi samodzielnie śledzić wszystkich terminów i przepisów. Wsparcie księgowe pozwala uporządkować rozliczenia i ograniczyć ryzyko błędów.
Jeżeli klient nie płaci faktury, nie warto czekać miesiącami z reakcją. Szybki kontakt, wezwanie do zapłaty i sprawdzenie możliwości skorzystania z ulgi na złe długi pomagają ograniczyć skutki opóźnienia.
