Laptop na stole w kuchni, telefon służbowy w kieszeni i kilka godzin pracy przy własnym biurku. Dla wielu przedsiębiorców dom jest jednocześnie miejscem życia i pracy. To wygodne rozwiązanie, ale szybko pojawia się pytanie: które wydatki związane z mieszkaniem można rozliczyć w firmie?
Nie ma jednej odpowiedzi dla każdego przedsiębiorcy. Znaczenie ma przede wszystkim to, w jaki sposób lokal jest wykorzystywany, czego dotyczy wydatek i czy można wykazać jego związek z działalnością. Sama faktura wystawiona na firmę nie wystarczy.
Praca z domu a koszty firmy
Przedsiębiorca może ponosić wiele wydatków, które są potrzebne do wykonywania pracy w domu. Może to być komputer, monitor, biurko, dostęp do internetu czy oprogramowanie.
Przykład jest prosty. Grafik pracujący z domu potrzebuje komputera do obróbki projektów, monitora i programów graficznych. Z kolei osoba prowadząca sklep internetowy może potrzebować laptopa, drukarki, materiałów do pakowania paczek oraz programu do obsługi zamówień.
Jeżeli dopiero planujesz rozpoczęcie działalności, warto wcześniej uporządkować także kwestie formalne i podatkowe. Praktyczne wskazówki znajdziesz w poradniku jak założyć działalność gospodarczą krok po kroku.
W takich sytuacjach związek wydatku z działalnością jest łatwiejszy do uzasadnienia.
Internet i telefon
Internet jest dziś potrzebny w większości firm. Przedsiębiorca może wykorzystywać go do kontaktu z klientami, obsługi strony internetowej, wystawiania faktur, prowadzenia sklepu czy wykonywania usług.
Jeżeli internet służy jednocześnie prywatnie, sytuacja wymaga dokładniejszego podejścia. Podobnie jest z telefonem. Ten sam numer może być używany do rozmów z klientami i do prywatnych kontaktów.
Dlatego przy wydatkach mieszanych warto ustalić sposób ich rozliczenia z osobą prowadzącą księgowość, zamiast automatycznie ujmować całą kwotę jako koszt firmy.
Czy można rozliczyć prąd i ogrzewanie?
To jedno z częstszych pytań osób pracujących z domu.
Jeżeli część mieszkania jest faktycznie wykorzystywana do działalności, można rozważyć rozliczenie odpowiedniej części wydatków związanych z lokalem. Dotyczy to między innymi energii elektrycznej czy ogrzewania.
Sposób ustalenia tej części powinien mieć logiczne uzasadnienie. Inaczej wygląda sytuacja przedsiębiorcy, który ma w domu wydzielony pokój przeznaczony na pracę, a inaczej osoby, która raz na jakiś czas odpowiada na wiadomości z kanapy.
Nie chodzi więc o samo wskazanie procentu. Trzeba móc wyjaśnić, skąd dana wartość się wzięła.
Meble i wyposażenie domowego biura
Praca w domu często wymaga przygotowania odpowiedniego miejsca. Biurko, fotel, monitor, drukarka czy dodatkowe oświetlenie mogą być związane z działalnością, jeżeli rzeczywiście służą wykonywaniu pracy.
W przypadku wyposażenia warto zachować faktury i inne dokumenty potwierdzające zakup. Przy droższych rzeczach sposób rozliczenia może wyglądać inaczej niż przy zwykłym wyposażeniu.
Przykładowo przedsiębiorca kupujący komputer za kilka tysięcy złotych powinien sprawdzić przed zakupem, jak wydatek będzie ujęty w jego księgowości.
A co z czynszem?
Tutaj sytuacja jest bardziej złożona.
Jeżeli przedsiębiorca wykorzystuje część mieszkania do prowadzenia działalności, może pojawić się możliwość rozliczania części wydatków związanych z lokalem. Trzeba jednak spojrzeć na konkretną sytuację.
Znaczenie ma między innymi to, czy w mieszkaniu znajduje się wydzielone miejsce do pracy, jaki jest jego udział w całej powierzchni oraz jak faktycznie przedsiębiorca korzysta z lokalu.
Samo prowadzenie działalności pod adresem mieszkania nie oznacza automatycznie, że część całego czynszu można zaliczyć do kosztów.
Sprzęt i oprogramowanie
W tej grupie wydatków łatwiej znaleźć przykłady bezpośrednio związane z firmą.
Przedsiębiorca pracujący z domu może potrzebować laptopa, monitora, słuchawek, drukarki, dysku zewnętrznego albo telefonu. Do tego dochodzą abonamenty na programy biurowe, aplikacje do fakturowania, narzędzia graficzne, hosting, domena czy przestrzeń w chmurze.
Jeżeli dany program jest potrzebny do wykonywania usług, jego związek z działalnością jest zwykle łatwy do wykazania.
Problem może pojawić się przy rzeczach wykorzystywanych jednocześnie prywatnie. Wtedy trzeba przeanalizować rzeczywisty sposób użytkowania.
Czy remont pokoju może być kosztem?
Przedsiębiorca może mieć w domu osobne pomieszczenie przeznaczone na pracę. Jeżeli trzeba je przystosować do działalności, mogą pojawić się wydatki związane z jego wyposażeniem lub pracami remontowymi.
Tutaj jednak szczególnie łatwo pomieszać wydatki firmowe z prywatnymi.
Remont całego mieszkania trudno automatycznie przypisać działalności tylko dlatego, że przedsiębiorca pracuje w jednym z pokoi. Inaczej może wyglądać wydatek dotyczący konkretnego pomieszczenia wykorzystywanego jako gabinet, pracownia czy magazyn.
Przy większych kwotach dobrze skonsultować zakup lub remont przed poniesieniem wydatku.
Samochód, paliwo i inne wydatki
Jeżeli przedsiębiorca prowadzi firmę z domu, może również ponosić koszty związane z samochodem. Przykładowo może korzystać z auta podczas spotkań z klientami, dojazdów do kontrahentów czy przewożenia materiałów.
Rozliczenie samochodu zależy jednak od sposobu jego wykorzystywania i formy, w jakiej pojazd jest używany w działalności. Znaczenie mogą mieć między innymi wydatki na paliwo, ubezpieczenie, naprawy, opony czy opłaty za przejazdy.
W przypadku samochodu szczególnie łatwo o błąd, dlatego przed przyjęciem większych wydatków do księgowości warto ustalić zasady ich rozliczania.
Faktura to dopiero początek
Przedsiębiorcy czasem wychodzą z założenia, że jeżeli mają fakturę na firmę, mogą od razu przekazać ją do księgowości jako koszt. Tak to nie działa.
Wydatek musi mieć związek z działalnością i spełniać wymagania dotyczące kosztów podatkowych. Ważny jest też sposób wykorzystania kupionej rzeczy lub usługi.
Przy mniej oczywistych zakupach warto zachować dodatkowe dokumenty, umowę, opis usługi albo inne informacje, które pokazują, dlaczego dany wydatek był potrzebny firmie.
Co z wydatkami prywatnymi?
Najwięcej wątpliwości pojawia się przy rzeczach, które mają podwójne zastosowanie.
Telewizor kupiony do salonu nie staje się kosztem firmy tylko dlatego, że przedsiębiorca czasami pracuje przy nim z laptopem. Podobnie trudno uznać cały koszt prywatnego abonamentu telefonicznego za firmowy, jeżeli telefon służy głównie do celów osobistych.
Przy takich wydatkach trzeba spojrzeć na faktyczne wykorzystanie. Jeżeli wydatek ma charakter głównie prywatny, samo wystawienie faktury na przedsiębiorcę nie zmienia jego charakteru.
Ryczałt a rozliczanie kosztów
Trzeba też pamiętać o formie opodatkowania. Przedsiębiorca na ryczałcie nie rozlicza kosztów uzyskania przychodów w taki sam sposób jak osoba rozliczająca dochód na zasadach, w których koszty pomniejszają podstawę opodatkowania.
Dlatego przed analizowaniem domowych wydatków warto najpierw sprawdzić, jaką formę opodatkowania ma firma.
Kiedy zapytać księgowego?
Najlepszy moment na pytanie o koszt jest często przed zakupem, a nie po otrzymaniu faktury.
Dotyczy to zwłaszcza większych wydatków, remontu, sprzętu komputerowego, samochodu oraz kosztów związanych z mieszkaniem. Kilka minut rozmowy może uchronić przedsiębiorcę przed nieprawidłowym rozliczeniem.
Dobra księgowość obejmuje przecież nie tylko wprowadzanie faktur do systemu. Chodzi również o to, żeby przedsiębiorca wiedział, jak podejść do nietypowych wydatków i gdzie przebiega granica między kosztem firmy a wydatkiem prywatnym.
Firma w domu może oznaczać niższe koszty
Prowadzenie działalności z własnego mieszkania daje przedsiębiorcy sporo swobody. Nie trzeba wynajmować osobnego biura, a część wydatków może być związana z wykonywaniem pracy.
Trzeba jednak zachować rozsądek. Najważniejsze jest to, żeby każdy rozliczany wydatek dało się powiązać z działalnością i odpowiednio udokumentować. Przy prostych zakupach zwykle nie ma większego problemu. Przy czynszu, mediach, remoncie czy wydatkach wykorzystywanych prywatnie warto już podejść do sprawy indywidualnie.
Właśnie w takich sytuacjach dobrze prowadzona księgowość pozwala uniknąć zgadywania, czy daną fakturę można ująć w kosztach.
