Prowadzenie firmy wiąże się z wydatkami. Sprzęt, telefon, oprogramowanie, reklama, paliwo, wynajem biura czy usługi zewnętrzne – lista może być naprawdę długa. Dobra wiadomość jest taka, że część tych wydatków może pomniejszyć dochód firmy, a tym samym wpłynąć na wysokość podatku.
Nie oznacza to jednak, że każdą fakturę można automatycznie wrzucić w koszty. Najważniejsze jest to, czy wydatek ma związek z prowadzoną działalnością i może przyczynić się do osiągania przychodów albo zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów.
Co właściwie oznacza „wrzucenie faktury w koszty”?
W codziennym języku przedsiębiorcy często mówią, że „wrzucają coś w koszty”. W praktyce chodzi o ujęcie danego wydatku w kosztach uzyskania przychodów, jeśli spełnia on wymagane warunki.
Ma to znaczenie przede wszystkim przy rozliczaniu podatku dochodowego. Im wyższe uzasadnione koszty, tym niższy może być dochód podlegający opodatkowaniu.
Trzeba jednak pamiętać, że zasady zależą między innymi od wybranej formy opodatkowania. Przykładowo przedsiębiorca rozliczający się na ryczałcie nie pomniejsza przychodu o koszty uzyskania przychodu w taki sam sposób jak osoba rozliczająca podatek na zasadach ogólnych czy liniowo.
Sprzęt i wyposażenie firmy
Komputer, monitor, drukarka, telefon czy biurowe wyposażenie to przykłady wydatków, które w wielu firmach są bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy.
Programista potrzebuje komputera, fotograf aparatu, a firma budowlana odpowiednich narzędzi. W takich przypadkach związek wydatku z działalnością jest stosunkowo łatwy do uzasadnienia.
Przykładowe wydatki mogą obejmować:
- laptop lub komputer stacjonarny,
- monitor,
- klawiaturę i mysz,
- drukarkę i skaner,
- telefon służbowy,
- słuchawki,
- biurko i fotel,
- dyski zewnętrzne,
- narzędzia specjalistyczne,
- sprzęt fotograficzny lub filmowy,
- urządzenia wykorzystywane podczas świadczenia usług.
Przy droższym sprzęcie sposób rozliczenia może wyglądać inaczej niż przy zwykłym zakupie. Dlatego przed większą inwestycją warto sprawdzić, jak prawidłowo ją rozliczyć.
Oprogramowanie i usługi internetowe
Współczesna firma często nie może funkcjonować bez odpowiednich narzędzi cyfrowych. Dotyczy to zarówno jednoosobowych działalności, jak i większych przedsiębiorstw.
Kosztem działalności mogą być między innymi wydatki na:
- programy do fakturowania,
- programy księgowe,
- pakiety biurowe,
- oprogramowanie graficzne,
- programy do montażu filmów,
- narzędzia do zarządzania projektami,
- hosting i domenę,
- serwery,
- usługi chmurowe,
- programy antywirusowe,
- narzędzia do komunikacji z klientami,
- aplikacje wykorzystywane przy realizacji usług.
Jeżeli przedsiębiorca regularnie opłaca abonament za program wykorzystywany w pracy, warto przechowywać faktury i dokumentować związek tego wydatku z działalnością.
Reklama i marketing
Promowanie firmy to jeden z typowych kosztów prowadzenia biznesu. Trudno przecież zdobywać klientów bez odpowiedniej widoczności.
W zależności od rodzaju działalności mogą to być:
- reklamy Google Ads,
- reklamy na Facebooku i Instagramie,
- pozycjonowanie strony internetowej,
- prowadzenie profili w mediach społecznościowych,
- wykonanie strony internetowej,
- hosting,
- przygotowanie materiałów reklamowych,
- wizytówki i ulotki,
- banery i szyldy,
- profesjonalne zdjęcia produktów lub usług,
- sesje zdjęciowe,
- produkcja filmów reklamowych,
- udział w targach branżowych,
- materiały promocyjne.
W przypadku wydatków marketingowych warto zachować dokumentację, która pokazuje, czego dotyczyła usługa. Przy większych kampaniach ułatwia to późniejsze wyjaśnienie, dlaczego dany koszt był związany z działalnością.
Telefon i internet
Telefon oraz dostęp do internetu są dziś podstawowymi narzędziami w wielu zawodach.
Jeżeli przedsiębiorca wykorzystuje je do kontaktu z klientami, obsługi zamówień czy wykonywania swoich obowiązków, wydatki związane z tymi usługami mogą być związane z działalnością gospodarczą.
Przykłady to:
- abonament telefoniczny,
- karta SIM,
- internet stacjonarny,
- internet mobilny,
- dodatkowy pakiet danych,
- zakup telefonu,
- router,
- urządzenia potrzebne do stworzenia firmowej sieci.
Sytuacja komplikuje się wtedy, gdy urządzenie lub usługa służy jednocześnie celom prywatnym. W takim przypadku trzeba odpowiednio podejść do rozliczenia i ustalić, jaka część wydatku faktycznie dotyczy firmy.
Samochód i koszty związane z podróżami
Samochód jest częstym źródłem pytań przedsiębiorców. Paliwo, serwis, ubezpieczenie, leasing czy inne wydatki związane z użytkowaniem pojazdu mogą podlegać określonym zasadom rozliczania.
Przykładowe wydatki związane z samochodem to:
- paliwo,
- leasing,
- ubezpieczenie,
- przeglądy,
- naprawy,
- części samochodowe,
- opony,
- wymiana oleju,
- parkingi,
- opłaty za autostrady,
- myjnia,
- wyposażenie samochodu.
Znaczenie ma między innymi to, czy samochód jest wykorzystywany wyłącznie w działalności, czy również prywatnie, a także sposób, w jaki został wprowadzony do firmy.
Dlatego przy samochodzie nie warto kierować się zasadą „mam fakturę, więc wszystko jest kosztem”. Tutaj szczególnie ważne jest prawidłowe ustalenie sposobu użytkowania pojazdu.
Wynajem biura i praca z domu
Jeżeli firma wynajmuje lokal, czynsz może stanowić jeden z podstawowych kosztów działalności. Podobnie może być z wydatkami związanymi z wyposażeniem przestrzeni przeznaczonej do pracy.
Przykładowe wydatki mogą obejmować:
- czynsz za biuro,
- energię elektryczną,
- ogrzewanie,
- wodę,
- internet,
- ochronę,
- sprzątanie,
- wyposażenie biura,
- meble,
- materiały biurowe.
Nieco więcej pytań pojawia się w przypadku przedsiębiorców pracujących z własnego mieszkania. Sam fakt prowadzenia działalności w domu nie oznacza automatycznie, że wszystkie domowe rachunki można zaliczyć do kosztów firmy.
Jeżeli część mieszkania jest rzeczywiście wykorzystywana do działalności, sposób rozliczenia konkretnych wydatków powinien być odpowiednio przeanalizowany.
Materiały potrzebne do wykonywania usług
W wielu branżach przedsiębiorca kupuje materiały, które później wykorzystuje podczas pracy lub przekazuje klientowi.
Może to być na przykład:
- farba i materiały budowlane,
- materiały instalacyjne,
- papier i tusz,
- opakowania,
- produkty wykorzystywane do produkcji,
- materiały dekoracyjne,
- części zamienne,
- materiały biurowe,
- środki potrzebne do wykonania konkretnej usługi.
W takich przypadkach związek zakupu z działalnością jest zazwyczaj łatwy do wykazania, o ile wydatek rzeczywiście służy prowadzonej firmie.
Szkolenia i rozwój zawodowy
Firma może również ponosić wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji przedsiębiorcy lub pracowników.
Kurs, szkolenie czy konferencja mogą mieć uzasadnienie biznesowe, jeżeli dotyczą działalności i pomagają zdobywać wiedzę wykorzystywaną w firmie.
Przykłady to:
- kursy zawodowe,
- szkolenia branżowe,
- konferencje,
- webinary,
- certyfikaty,
- bilety na wydarzenia biznesowe,
- specjalistyczne książki,
- publikacje branżowe,
- prenumeraty czasopism.
Warto jednak zachować program szkolenia, fakturę oraz inne dokumenty potwierdzające jego charakter. Im mniej oczywisty jest związek wydatku z działalnością, tym ważniejsze jest jego odpowiednie udokumentowanie.
Usługi zewnętrzne
Mała firma nie musi zatrudniać pracownika do każdego zadania. Wiele obowiązków przedsiębiorcy zlecają innym specjalistom.
Do takich wydatków mogą należeć między innymi:
- usługi księgowe,
- obsługa prawna,
- usługi informatyczne,
- projektowanie graficzne,
- fotografia,
- montaż filmów,
- copywriting,
- usługi marketingowe,
- prowadzenie kampanii reklamowych,
- doradztwo,
- sprzątanie biura,
- usługi kurierskie,
- tłumaczenia.
Jeżeli usługa jest potrzebna do prowadzenia działalności, jej związek z firmą powinien być możliwy do uzasadnienia.
Nie każda faktura oznacza koszt podatkowy
To najważniejsza zasada, o której powinien pamiętać przedsiębiorca.
Samo otrzymanie faktury nie wystarcza. Wydatek powinien spełniać warunki pozwalające uznać go za koszt podatkowy, a dodatkowo nie może należeć do wydatków wyłączonych z kosztów na podstawie przepisów.
Dlatego zakup drogiego telewizora do mieszkania nie staje się automatycznie kosztem tylko dlatego, że przedsiębiorca poprosił sprzedawcę o wystawienie faktury na firmę.
Podobnie wygląda sytuacja z wydatkami o charakterze głównie prywatnym. Liczy się rzeczywisty cel zakupu i jego związek z działalnością.
A co z podatkiem VAT?
Warto rozdzielić dwie kwestie: koszt uzyskania przychodu i odliczenie VAT.
To nie zawsze jest dokładnie to samo. Możliwość odliczenia VAT zależy między innymi od statusu podatnika, rodzaju zakupu oraz sposobu wykorzystania nabytych towarów lub usług.
Dlatego przy fakturach warto patrzeć na wydatek z dwóch perspektyw – podatku dochodowego oraz VAT.
Dla przedsiębiorcy oznacza to, że faktura może mieć znaczenie zarówno przy rozliczeniu podatku dochodowego, jak i VAT, ale zasady dotyczące obu podatków nie są identyczne.
Dokumentacja ma znaczenie
Dobrze uporządkowane faktury to podstawa spokojnego prowadzenia firmy. Warto przechowywać nie tylko same dokumenty sprzedaży, ale również umowy, potwierdzenia płatności czy dodatkowe materiały pokazujące charakter danego wydatku.
Jest to szczególnie ważne przy kosztach, których związek z działalnością nie jest oczywisty.
Dobrym nawykiem jest również regularne przekazywanie dokumentów do księgowości. Dzięki temu nie trzeba po kilku miesiącach zastanawiać się, czego dotyczyła konkretna płatność albo gdzie znajduje się faktura.
Kiedy warto zapytać księgowego?
Jeżeli masz wątpliwości, czy konkretny zakup można rozliczyć w firmie, lepiej zapytać przed dokonaniem transakcji niż później próbować naprawiać błędne rozliczenie.
Dotyczy to szczególnie większych wydatków, samochodów, sprzętu elektronicznego, kosztów związanych z mieszkaniem czy wydatków, które mają jednocześnie charakter prywatny i firmowy.
Dobry księgowy może również zwrócić uwagę na wydatki, o których przedsiębiorca wcześniej nie myślał w kategorii kosztów. Ma to znaczenie zwłaszcza wtedy, gdy firma zaczyna się rozwijać i liczba transakcji szybko rośnie.
Koszty powinny mieć biznesowy sens
Rozliczanie wydatków w firmie nie powinno być wyścigiem pod hasłem „co jeszcze mogę wrzucić w koszty?”. Znacznie ważniejsze jest rozsądne podejście do firmowych pieniędzy.
Jeżeli wydatek rzeczywiście służy działalności, jest odpowiednio udokumentowany i spełnia wymagania podatkowe, może być elementem prawidłowego zarządzania finansami firmy.
W praktyce najważniejsze pytanie brzmi nie „czy mam fakturę?”, ale „czy potrafię uzasadnić, dlaczego ten wydatek był potrzebny mojej firmie?”.
W przypadku wątpliwości warto skonsultować konkretny zakup z księgowym. Kilka minut rozmowy może oszczędzić znacznie więcej czasu i pieniędzy niż późniejsze wyjaśnianie nieprawidłowego rozliczenia.
