Założenie firmy często wygląda prosto na papierze. Jest pomysł, rejestracja działalności, pierwsza faktura, pierwszy klient i można działać. Dopiero później okazuje się, że prowadzenie własnego biznesu to nie tylko sprzedaż i zarabianie pieniędzy, ale również podatki, dokumenty, terminy, koszty i dziesiątki drobnych decyzji, o których wcześniej nikt nie mówił.
Pierwszy rok działalności jest pod tym względem szczególny. To czas nauki, testowania pomysłu i poznawania własnego biznesu. Warto jednak wiedzieć wcześniej, z czym najczęściej mierzą się początkujący przedsiębiorcy.
Pierwszy przychód nie oznacza jeszcze dużego zarobku
Jednym z pierwszych zaskoczeń jest różnica między przychodem a tym, co faktycznie zostaje przedsiębiorcy.
Wystawienie faktury na 10 000 zł nie oznacza, że 10 000 zł można przeznaczyć na własne wydatki. Z przychodu trzeba uwzględnić między innymi koszty prowadzenia działalności, podatki oraz składki.
Na początku łatwo wpaść w pułapkę patrzenia wyłącznie na kwotę, która wpływa na konto. Znacznie ważniejsze jest regularne sprawdzanie, ile pieniędzy rzeczywiście pozostaje po wszystkich zobowiązaniach.
Podatki nie znikają tylko dlatego, że firma jest mała
Początkujący przedsiębiorca może mieć wrażenie, że dopóki firma dopiero się rozkręca, kwestie podatkowe nie są szczególnie ważne.
To błąd.
Forma opodatkowania ma znaczenie od pierwszych miesięcy działalności. W przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą dostępne są m.in. skala podatkowa, podatek liniowy i ryczałt od przychodów ewidencjonowanych.
Co ważne, nie warto wybierać rozwiązania tylko dlatego, że znajomy przedsiębiorca korzysta z niego od kilku lat. Dwie firmy działające w tej samej branży mogą mieć zupełnie inne koszty i przychody, a tym samym inną sytuację podatkową.
Koszty pojawiają się szybciej, niż można się spodziewać
Laptop, telefon, programy komputerowe, reklama, księgowość, paliwo, wyposażenie biura – lista wydatków może szybko się wydłużyć.
Na początku część przedsiębiorców kupuje wszystko, co wydaje się potrzebne do rozpoczęcia działalności. Po kilku miesiącach okazuje się jednak, że niektóre abonamenty czy usługi są praktycznie nieużywane.
Dlatego już od pierwszego dnia warto kontrolować koszty. Nie chodzi o to, żeby oszczędzać na wszystkim, ale żeby wiedzieć, za co firma faktycznie płaci i czy dany wydatek pomaga jej zarabiać.
Terminów jest więcej, niż się wydaje
Prowadzenie firmy oznacza konieczność pamiętania o różnych terminach związanych z podatkami, składkami i dokumentacją.
Problem pojawia się szczególnie wtedy, gdy przedsiębiorca sam zajmuje się wszystkimi formalnościami. W natłoku pracy łatwo przeoczyć wiadomość, termin płatności albo obowiązek związany z rozliczeniem.
Dlatego warto od początku stworzyć prosty system pilnowania terminów albo przekazać te obowiązki specjalistom.
Księgowość zaczyna mieć znaczenie wcześniej, niż myślisz
Wielu przedsiębiorców zakłada, że z księgowością można poczekać do momentu, kiedy firma zacznie naprawdę dobrze zarabiać.
Tymczasem właśnie na początku pojawia się wiele decyzji, które mogą mieć wpływ na późniejsze koszty działalności.
Dobre biuro księgowe może pomóc nie tylko w samym księgowaniu faktur. Warto korzystać z jego wiedzy również przy wyborze formy opodatkowania, analizowaniu kosztów czy przygotowywaniu się do zmian w firmie.
Nie każdy miesiąc będzie wyglądał tak samo
Pierwsze miesiące mogą być świetne, a później przychodzi okres, w którym klientów jest mniej. W innej firmie sytuacja może wyglądać dokładnie odwrotnie.
Dlatego nie warto budować budżetu na założeniu, że każdy miesiąc przyniesie taki sam przychód.
Dobrze jest stworzyć finansową poduszkę bezpieczeństwa i odkładać część pieniędzy na przyszłe zobowiązania. Dzięki temu słabszy miesiąc nie oznacza od razu problemów z opłaceniem rachunków czy podatków.
Klient nie zawsze płaci od razu
To kolejna rzecz, o której początkujący przedsiębiorcy często przekonują się dopiero w praktyce.
Możesz wystawić fakturę na kilka lub kilkanaście tysięcy złotych, ale jeśli termin płatności wynosi 30 dni, tych pieniędzy nie będzie na koncie od razu.
Dlatego trzeba nauczyć się zarządzać płynnością finansową. Firma może mieć wysokie przychody na papierze, a jednocześnie chwilowo nie mieć wystarczającej ilości gotówki na bieżące wydatki.
Firma zaczyna się zmieniać
Po kilku miesiącach przedsiębiorca często wie już znacznie więcej niż w dniu rejestracji firmy.
Może się okazać, że jedna usługa sprzedaje się świetnie, a inna praktycznie wcale. Pojawiają się nowi klienci, inne koszty, nowe pomysły i czasami potrzeba zatrudnienia pracownika.
To dobry moment, żeby ponownie spojrzeć na finanse i zastanowić się, czy obecny sposób prowadzenia działalności nadal jest najlepszy.
Nie musisz znać się na wszystkim
Jedną z największych zmian, jakie warto wprowadzić w pierwszym roku, jest nauczenie się delegowania.
Przedsiębiorca nie musi samodzielnie znać wszystkich przepisów podatkowych, prowadzić księgowości, tworzyć strony internetowej, zajmować się marketingiem i jednocześnie obsługiwać klientów.
Jego najważniejszym zadaniem jest rozwijanie firmy.
Dlatego korzystanie z pomocy specjalistów nie powinno być traktowane jako zbędny wydatek. Czas zaoszczędzony na formalnościach można przeznaczyć na sprzedaż, klientów i rozwój biznesu.
Pierwszy rok to przede wszystkim nauka
Nie wszystko uda się zaplanować. Prawdopodobnie pojawią się decyzje, które z perspektywy czasu podjąłbyś inaczej. To normalna część prowadzenia firmy.
Najważniejsze jest wyciąganie wniosków. Po pierwszym roku powinieneś już wiedzieć, ile kosztuje Cię prowadzenie biznesu, które usługi są najbardziej opłacalne, skąd przychodzą klienci i ile pieniędzy realnie zostaje w firmie.
To wiedza, której nie da się zdobyć wyłącznie z książek czy poradników.
Warto dobrze wejść w drugi rok
Pierwszy rok działalności nie musi być perfekcyjny. Ważne, żeby był dobrze wykorzystany.
Regularna kontrola kosztów, pilnowanie podatków, rozsądne zarządzanie pieniędzmi i profesjonalna księgowość pozwalają uniknąć wielu niepotrzebnych problemów. Z czasem przedsiębiorca może dzięki temu skupić się nie na tym, jak przetrwać kolejny miesiąc, ale na tym, jak rozwijać firmę.
I właśnie to jest chyba najważniejsza lekcja pierwszego roku: prowadzenie biznesu to nie tylko kwestia tego, ile firma zarabia. Równie ważne jest to, jak dobrze potrafisz zarządzać tym, co już wypracowałeś.
