Prawidłowe prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej to nie tylko obowiązek każdego pracodawcy, ale także fundament zapewniający zgodność z przepisami prawa oraz ochronę interesów zarówno firmy, jak i pracowników. Niedopełnienie tych obowiązków może skutkować dotkliwymi karami finansowymi.

Podział dokumentacji pracowniczej

Dokumentacja pracownicza dzieli się na dwie główne kategorie:

  1. Akta osobowe pracowników: Obejmują dokumenty związane z procesem rekrutacji, przebiegiem zatrudnienia oraz zakończeniem stosunku pracy. Akta te są podzielone na pięć części:
    • Część A: Dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, takie jak CV, listy motywacyjne czy orzeczenia lekarskie.
    • Część B: Dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz jego przebiegu, w tym umowy o pracę, zakresy obowiązków czy potwierdzenia szkoleń BHP.
    • Część C: Dokumenty związane z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy, takie jak wypowiedzenia czy świadectwa pracy.
    • Część D: Odpisy zawiadomień o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z odpowiedzialnością porządkową pracownika.
    • Część E: Dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność środków działających podobnie do alkoholu.
  2. Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy: Obejmuje m.in. ewidencję czasu pracy, dokumenty dotyczące urlopów, wynagrodzeń czy badań lekarskich.

Formy prowadzenia dokumentacji

Pracodawca ma możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie papierowej lub elektronicznej. W przypadku formy elektronicznej należy zapewnić odpowiednie środki techniczne gwarantujące poufność, integralność, kompletność oraz dostępność danych.

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej

Czas przechowywania dokumentacji pracowniczej zależy od daty nawiązania stosunku pracy:

  • Stosunki pracy nawiązane od 1 stycznia 2019 roku: Dokumentacja powinna być przechowywana przez okres zatrudnienia oraz 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.
  • Stosunki pracy nawiązane między 1 stycznia 1999 a 31 grudnia 2018 roku: Jeśli pracodawca złożył raport informacyjny do ZUS, okres przechowywania wynosi 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym złożono raport. W przeciwnym razie dokumentacja musi być przechowywana przez 50 lat od dnia ustania stosunku pracy.
  • Stosunki pracy nawiązane przed 1 stycznia 1999 roku: Dokumentacja powinna być przechowywana przez 50 lat od dnia ustania stosunku pracy.

Zasady przechowywania dokumentacji

Dokumentacja pracownicza musi być przechowywana w sposób zapewniający jej poufność, integralność, kompletność oraz dostępność. Należy chronić ją przed uszkodzeniem, zniszczeniem czy nieuprawnionym dostępem. W przypadku zmiany formy prowadzenia dokumentacji (np. z papierowej na elektroniczną), pracodawca jest zobowiązany poinformować pracowników o możliwości odbioru poprzedniej wersji dokumentów.

Konsekwencje nieprzestrzegania przepisów

Niedopełnienie obowiązków związanych z prowadzeniem i przechowywaniem dokumentacji pracowniczej może skutkować karami finansowymi od 1000 do 30 000 złotych. Dlatego tak ważne jest przestrzeganie obowiązujących przepisów i regularne aktualizowanie wiedzy w tym zakresie.

Prawidłowe prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej to kluczowy element zarządzania zasobami ludzkimi w każdej firmie. Zapewnia to nie tylko zgodność z przepisami prawa, ale także buduje zaufanie wśród pracowników i chroni interesy przedsiębiorstwa.

Potrzebujesz pomocy w kwestii prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej? Skontaktuj się z nami i dowiedz się jakie usługi kadrowo płacowe oferujemy w Fincorp!

Uwaga: Powyższy artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W przypadku wątpliwości zaleca się konsultację z prawnikiem lub specjalistą ds. kadr.

Opublikowane w Prowadzenie działalności gospodarczej